貸し会議室の利用方法〜当日の流れ〜

運営会社・会議室の施設によっても違いますが、利用方法の基本的な流れをご紹介します。

細かなルールの違いはあっても、会場をスムーズに利用するために全体の大まかな流れを把握しておくと、慣れていなくても慌てるということはないでしょう。

☆当日の流れ

 開錠・受付

  貸し会議室利用当日には、会議室外やエントランスに受付の設置をする場合に受付をどこに設置して、開錠までの誘導はどう行うのかなど、運営会社との最終確認をしておきます。

  基本的に開錠は運営会社のスタッフがおこなってくれるでしょう。

 セッティング

  会場内の机や椅子、棚などのセッティングや機器の準備などは利用者側が行います。

  大規模な会議の場合はセッティングサービスを利用する事も考えて事前準備を整えておきましょう。

 会議室利用後

  「借りたときの状態に戻す」が原則。机や椅子は元の場所に利用者側が戻します。

  片付けだけでなく、簡単な清掃が必要な場合もあるでしょう。

  施設によっては施設スタッフが撤収作業を代行してくれたり、協力してくれる場合もあります。

  事前に確認をしておきましょう。

  利用時間内に会議室から完全に撤収できるようにスケジュールを組んでおきます。

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