貸し会議室の利用方法〜事前の流れ〜

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運営会社・会議室の施設によっても違いますが、利用方法の基本的な流れをご紹介します。

細かなルールの違いはあっても、会場をスムーズに利用するために全体の大まかな流れを把握しておくと、慣れていなくても慌てるということはないでしょう。

☆事前の流れ

 問い合わせ・空室確認

  ホームページやメール、電話、ファックス、お問い合わせサービスなどで各施設に連絡を取ります。

  会社や団体名、氏名や電話番号などこちらの連絡先を明確にしておきましょう。

  仕様用件や貸し会議室の規模もあらかた検討しておきます。

 予約・申し込み

  貸し会議室運営側から問い合わせに対する返信や対応があったときに「見積り」を提示される事があります。

  見積検討中の場合は仮予約・仮申し込みしているものとされます。

  貸し会議室、レンタルスペースの規模や見積りが固定されていて定額である場合はそのまま予約・申し込みとなるでしょう。

  「見積り」が提示された場合には、本予約・本申し込みで確定します。

 支払い

  支払い方法は原則として前払い、銀行口座振り込みが一般的です。

  貸し会議室の運営会社にもよりますが、本申し込み・本予約以降はキャンセル料が発生します。

 打ち合わせ

  大規模な会議室の利用であったり、飲食関係の手配が必要な場合は事前に施設スタッフとの打ち合わせの場が設けられる場合があります。

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